Examinando por Materia "Digitalización documental"

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    PublicaciónAcceso abierto
    Digitalización documental del área de talento humano en el Concejo Distrital de Cali en el marco de la política pública de cero papel
    (Universidad del Valle, 2025) Osorio Vanegas, Jazmín Alexandra; Varmor, Juan Pablo
    El presente informe de práctica gubernamental tuvo como propósito analizar el proceso de digitalización documental en el área de Talento Humano del Concejo Distrital de Santiago de Cali, a partir del estudio de la normativa vigente y de los lineamientos establecidos en la política pública de Cero Papel. Dicha política, respaldada por instrumentos como la Circular Externa 005 de 2012 del Archivo General de la Nación, establece criterios técnicos y normativos que buscan reducir la dependencia del papel, promover la conservación documental y garantizar un acceso más ágil, seguro y eficiente a la información institucional. Es importante reconocer que esta política no implica la eliminación absoluta del papel ni su reemplazo indiscriminado por tecnologías digitales, sino que propone un enfoque mixto y progresivo que articule los recursos físicos y digitales con criterios técnicos, jurídicos y funcionales. Por ello, el informe adopta una mirada crítica sobre la forma en que la política ha sido implementada, evidenciando que su aplicación requiere no solo herramientas tecnológicas, sino también una transformación cultural, institucional y administrativa. Como parte del análisis, se tomó como objeto de estudio o muestra el proceso de digitalización de las historias laborales de los funcionarios públicos activos e inactivos, reconociendo su valor documental y la responsabilidad institucional de garantizar su custodia, integridad y confidencialidad. Este tipo documental representa una de las piezas más sensibles de la gestión del talento humano y, por tanto, su tratamiento debe estar regido por altos estándares técnicos y normativos. Durante el desarrollo de la práctica se realizó una revisión exhaustiva de la normativa archivística y de digitalización, complementada con la participación en las actividades del área, lo cual permitió observar y comprender de forma directa las dinámicas institucionales. A su vez, se contó con el acompañamiento del personal experto del área y se recopiló su percepción frente al proceso, lo que permitió evidenciar múltiples vacíos entre lo que está normativamente establecido y lo que realmente se aplica, así como la carencia de herramientas tecnológicas adecuadas y de prácticas técnicas estandarizadas que garanticen un funcionamiento eficiente. El informe se apoya en un marco teórico, que contextualiza el papel de la función pública y resalta la importancia de principios como la transparencia, la legalidad, la eficiencia y la responsabilidad institucional. Además, incluye un estado del arte que recoge experiencias exitosas implementadas por otras entidades del país para el cumplimiento de la política de Cero Papel. Finalmente, se formulan propuestas de mejora orientadas a fortalecer el proceso de digitalización, consolidar un programa institucional de gestión documental, y garantizar el uso adecuado de tecnologías con criterios de seguridad, legalidad y sostenibilidad. Este informe representa un aporte significativo al campo de la Administración Pública, ya que permite comprender el funcionamiento real de las instituciones desde una perspectiva crítica, reflexiva y propositiva. Facilita la identificación de debilidades estructurales, el análisis de políticas públicas, y promueve el desarrollo de competencias esenciales para el administrador público, como la capacidad de evaluación normativa, pensamiento estratégico, ética institucional y formulación de soluciones orientadas a la mejora continua del servicio público.