Propuesta de un programa de gestión documental para la Comercializadora Internacional de Azúcares y Mieles S.A. según lo establecido en la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación

Abstract

El manejo documental es una labor diaria en cada una de las áreas de una empresa, sea cual sea su jerarquía e independientemente de si es pública o privada, por lo que este trabajo se enfoca en dar a conocer a C.I. de Azucares y Mieles S.A. (CIAMSA), la importancia de implantar un proceso o programa de Gestión Documental, desarrollando un modelo para cada una de las etapas, revelando los aspectos de mayor relevancia a ser aplicados, lo mismo que la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental, que permitiría tener centralizada.y fluida la información. En este proyecto inicialmente se diagnostica la situación Documental de la compañía mediante un análisis DOFA, luego se plantean los pasos a seguir para crear y desarrollar las Tablas de Retención Documental, seguido de los requisitos que son necesarios cumplir en cada uno de los procesos archivísticos (producción, recepción, distribución, tramite, consulta, organización, conservación y disposición final), para que éstos funcionen adecuadamente, la importancia de utilizar materiales y locaciones adecuadas para el acervo de la documentación y por último se plantea la opción de sistematizar el proceso documental, dando los lineamientos básicos que se deben tener en cuenta para implementarlo. Finalmente se hacen unas recomendaciones a CIAMSA, entre ellas se encuentra la de elaborar el programa de Gestión Documental basados en lo establecido por el AGN, que aunque no es obligatorio para las empresas privadas, puede generar beneficios notorios en rendimiento laboral, disminución de costos, desperdicio de papelería y conservación total de los documentos que tienen valor para la empresa. Este programa tiene la ventaja de que se puede desarrollar por etapas, lo que le permite a la empresa invertir por periodos de tiempo.