“Entre la gestión, los documentos y la historia” : el archivo documental de la vicedecanatura de Investigaciones y doctorado en humanidades de la Universidad del Valle

Abstract

El trabajo aborda el proceso de organización del archivo documental de la Vicedecanatura de Investigaciones y el Doctorado en Humanidades de la Universidad del Valle. Se parte de la premisa de que una gestión documental efectiva es fundamental para preservar la memoria institucional, garantizar la transparencia y facilitar la investigación académica. El trabajo se justifica por la necesidad de dar cumplimiento a las normativas archivísticas colombianas y de mejorar la eficiencia en el acceso a la información. El diagnóstico inicial reveló deficiencias significativas en la gestión documental de ambas dependencias, incluyendo la falta de capacitación del personal, la inadecuación de los espacios de almacenamiento y la ausencia de Tablas de Valoración Documental (TVD). Se lograron avances en la clasificación, ordenación, descripción e inventario de los documentos, utilizando las Tablas de Retención Documental existentes. El trabajo subraya la importancia de crear una cultura archivística que involucre a todos los miembros de la comunidad académica. Se enfatiza la necesidad de capacitación continua, la implementación de las TVD, la mejora de las condiciones de almacenamiento y la adopción de herramientas tecnológicas para la gestión de documentos electrónicos. La relevancia de la gestión documental reside, entre otros aspectos, en la preservación de la memoria e identidad de estas dependencias y de la institución en su conjunto. En el último apartado se presenta una reseña histórica del Doctorado en Humanidades, que destaca su trayectoria, los desafíos superados y los logros alcanzados. De esta manera, se evidencia la estrecha correlación entre la archivística y la historia.