Propuesta de mejora continua, para el sistema documental del archivo central en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Tuluá, Valle del Cauca

Abstract

En este documento se tratarán los problemas que agobian el día a día de la gestión documental, referentes a la búsqueda de documentos en la oficina de documentación, el archivo general para las entidades públicas son una parte esencial para la realización de sus actividades, y el registro de las mismas. Empezando por el hecho de que los archivos son retroalimentados gracias a los funcionarios, registrando sus actividades y desarrollando tareas para los fines de la oficina o de alguna dependencia la cual realice alguna solicitud, ya que cualquier proceso que deban realizar las áreas sobre un contribuyente o empresa, necesitaran la información documental, donde será participe el proceso de búsqueda. Todo proceso de ubicación de algún documento a fin y a razón de las actividades generadas por alguna de las dependencias del área como: Jurídica, Administrativa y Financiera, Recaudo y Cobranza, etc.; los funcionarios de la oficina de documentación necesitan un facilitador de la información, lo cual aporte con la detallada especificación para el ruteo de la gestión documental en el archivo central. El Access se caracteriza por tener herramientas que facilitan la creación de una base de datos totalmente nueva, que dependerá de las características descritas en la investigación, la cual complementan al proceso de búsqueda como: número de archivo donde se ubica la caja que se busca, el pasillo, la hilera, la estantería y nivel de estantería y otros aspectos que se exponen en el presente estudio, donde los funcionarios podrían retroalimentar el funcionamiento de los formularios para el ingreso y complemento de la información, también deben de tener una capacitación adecuada en la utilización del programa. Gracias al diagnóstico que se hizo en el estudio se pudo ver la situación de tiempos con el proceso que está establecido actualmente, y se compara con el estudio de tiempos que se realizó utilizando el aplicativo Access, donde se presenta una reducción considerable de los tiempos muertos y el tiempo total del proceso.